Um robô no RH

Para quem se impressiona com o que cabe em um HD de 1 Terabyte, vai aqui um aviso. Até 2020, que já está em nossa antessala, o volume de dados gerados no mundo chegará a inacreditáveis 40 zettabytes – medida equivalente a 40 bilhões de terabytes. Esta montanha de dados é 50 vezes maior que aquela de 2010 – que, todos lembram, já fazia cair o queixo dos analistas. E o grande desafio das empresas é como navegar neste oceano caótico de informações. Segundo a consultoria IDC, 90% de todos os dados criados na próxima década surgirão de maneira não-estruturada, e quem souber trabalhar com modelos organizados de análise estará em vantagem para a tomada de decisões mais inteligentes. Lentamente, uma das áreas mais cuidadosas no uso da tecnologia, o RH, começa a se aperceber de que, sim, os robôs podem estar chegando para invadir a delicada seara da gestão de pessoas. 

É um processo gradual, mas já perceptível no movimento de algumas organizações. Tome-se o caso da Dasa, a maior prestadora de serviços de medicina diagnóstica da América Latina, com cerca de 20 mil funcionários em todo o Brasil – mil deles na região Sul, atuando nos laboratórios Alvaro, Frischmann, Ghanem e Santa Luzia, em Curitiba, Florianópolis e Joinville, entre outras cidades. Pelo porte que a operação adquiriu, e por estar dispersa geograficamente, a Dasa está encarando a tecnologia como um trunfo para dar conta da tarefa de administrar e principalmente orquestrar esta multidão. “Com o banco de dados que possuímos, temos de lançar mão de ferramentas para buscar a pessoa certa para a cadeira certa – e no tempo certo, pois é preciso sempre otimizar o tempo de preenchimento da vaga”, pontua Venancio Guimarães, superintendente de recursos humanos do Grupo Dasa, valendo-se de apenas um dos benefícios da utilização de softwares de gestão de pessoas. Há muitos outros, como o SAP SuccessFactors, desenvolvido pela SAP. Com base neste sistema, a Dasa criou um portal que é a principal fonte de interação e informação dos seus milhares de empregados. O site funciona como um autosserviço, no qual o colaborador pode buscar informações como salário e oportunidades de carreira interna da companhia. Por conta da capilaridade nacional da Dasa, alguns itens, especialmente benefícios, tiveram de ser adaptados para respeitar convenções locais, ou mesmo particularidades regionais da companhia.

A realidade, porém, é que o uso destas possibilidades ainda está engatinhando. A rotina da grande maioria das empresas brasileiras em nada se parece com o que se observa em companhias como a Dasa. No Sul, o quadro não é muito diferente “Há grandes empresas do Paraná para baixo que possuem os robôs mais desenvolvidos do mundo no chão de fábrica, mas, no departamento pessoal, tudo ainda é feito utilizando papel”, revela uma fonte especializada na área. Os líderes empresariais ainda têm receio em aportar recursos em softwares de RH. Em muitos casos, por conservadorismo. Por vezes, alegam razões triviais, como o receio de que as licenças cotadas em dólar possam encarecer de uma hora para outra com uma alta inesperada da moeda norte-americana. 

A desenvolvedora de sistemas Benner, que tem seu centro de desenvolvimento de TI em Blumenau, calcula que apenas 10% das empresas consigam atingir um grau avançado de utilização de tecnologia. A grande maioria (65%) ainda se encontra no primeiro estágio, no qual a gestão se resume a manter dados muito básicos no computador. E dessas, 40% fazem algum cruzamento de dados, mas não conseguem analisá-los corretamente. Ou seja, a informação pode até existir dentro da empresa, mas falta qualificação de gestores, seja para operar os programas, seja para analisar os dados disponibilizados.  Carlos Maffei, diretor comercial da divisão de sistemas da Benner, que trabalha na companhia há duas décadas, avalia que o problema é antigo. “Desde o início, era uma dificuldade implantar softwares de gestão, pois havia muito desejo do empresário, mas muita dificuldade do RH, que é mais acostumado a seguir práticas já regradas. Esse fato cria uma barreira para a TI, pois é preciso ter disposição para efetuar mudanças”, destaca.  

As multinacionais puxam o comboio das companhias que já usam a TI para dar suporte ao departamento de RH. Uma delas é a norte-americana Pfizer. No Brasil, a empresa utiliza softwares do gênero há mais de 15 anos. Basicamente, são dois sistemas que funcionam de forma integrada: o Workday para gerir pessoal e o FPW para a confecção da folha de pagamento. O Workday é uma ferramenta utilizada pela Pfizer em âmbito global. Trata-se uma grande base de dados, alimentada pelos próprios funcionários, que permite a gestão de talentos, remuneração, informações pessoais, desempenho, desenvolvimento e processo seletivo. Já a FPW é um programa utilizado localmente pela unidade brasileira. Por causa das diferentes legislações trabalhistas, a Pfizer permite que cada subsidiária escolha o software que melhor se adapte à elaboração da folha de pagamento do país. No entanto, os dispositivos do programa que seguem padrões internacionais não sofrem adaptações. “No caso do Workday foram feitos alguns ajustes para cumprir especificidades da legislação brasileira. Por exemplo, nos Estados Unidos, o RH insere apenas o número de um documento. Aqui, a lei exige a inserção de cinco: carteira de identidade, CPF, PIS, carteira de trabalho e, no caso dos homens, certificado de reservista”, conta Raquel Camargo, gerente sênior de recursos humanos da Pfizer. 

Raquel recorda, assim como Maffei, dos duros tempos do RH antes da chegada dos computadores da tecnologia da informação. “Antes da adoção de softwares para a gestão de RH, vários processos eram feitos por meio de planilhas. Entre eles estavam as revisões salariais, as promoções e as avaliações de desempenho. As planilhas eram elaboradas por um grande número de funcionários. Em seguida, eram enviadas para os gestores para aprovação, o que demandava tempo e aumentava a burocracia. Os softwares mudaram esse cenário”, comemora. A tecnologia também acelera a comunicação entre o RH e toda a empresa, pois dispensa longos trâmites. Por meio do Workday, o gestor pode solicitar a abertura de vagas, transferências e promoções. “O sistema também permite ao gestor fazer uma avaliação criteriosa dos colaboradores que trabalham fora da empresa, como os integrantes da força de vendas, que representam quase a metade dos quadros funcionais”, revela a gerente. 

Outra multinacional, a IBM, que comercializa softwares para gestão de pessoas, entre outras aplicações também os utiliza internamente. O departamento de recursos humanos evidenciou que o gasto com seguro por acidentes de trabalho estava muito acima da média para uma empresa do segmento de serviços. Ao puxar um relatório, que cruzou dados como sexo e razão do incidente, descobriu que a grande maioria dos afastamentos era de mulheres, por fraturas originadas de quedas ocorridas pelo uso de salto alto e celulares. Diante da preciosa informação, a multinacional realizou uma campanha de prevenção direcionada para as funcionárias e reverteu a situação. “Só a tecnologia é capaz de ser uma forte aliada na segmentação de ações como essa”, sustenta Eliana Mota, human resource partner da IBM Brasil.

Ciclos cada vez mais curtos
O desembarque das novas gerações nas empresas está motivando profundas mudanças em algumas rotinas do RH. Acostumadas a aplicar uma pesquisa de clima anual, agora as companhias estão sendo obrigadas a encurtar esse ciclo para períodos menores, fazendo com que o levantamento passe a ser praticamente constante. É o impacto da chegada das gerações Y e Z – jovens nascidos entre o início da década de 1980 e meados da década de 1990.  Em uma pesquisa recente feita pela Deloitte, mais da metade dos executivos (58%) acreditam que a atual abordagem de gerenciamento de desempenho não gera nem o envolvimento dos funcionários, nem alto desempenho. Eles entendem que os funcionários precisam de algo mais nítido, em tempo real, e mais individualizado. 

A IBM já colocou em sua rotina o hábito do feedback contínuo. “Aplicamos questionários curtos, baseados em uma metodologia ágil. Não há data marcada para isso. Se alguém fez um curso interno, a pesquisa é feita imediatamente. Quando há oportunidade, recolhemos feedbacks”, destaca Eliana, da IBM Brasil. As redes sociais são tidas por alguns especialistas como um dos principais desafios para as áreas de recursos humanos. Um dado revela que, realmente, as pesquisas de clima anuais estão com os dias contados – pelo menos nas multinacionais norte-americanas. Segundo um estudo do Instituto de Produtividade Corporativa dos Estados Unidos, em 2015 nada menos que 10% das 244 grandes empresas globais abandonaram os rankings anuais de performance de funcionários. 

Um aspecto crítico é a distância que ainda separa escalões superiores de jovens desde cedo familiarizados com tablets, smartphones e todo tipo de equipamentos e aplicativos. “Eles jogam de forma colaborativa – e muito – no ambiente on-line. Pensei que alguém fosse se dar conta e utilizasse isso como uma política de gestão, pois a forma de trabalho colaborativo nas organizações tem praticamente o mesmo viés. Mas parece que ninguém sacou isso, ainda”, alfineta Marcos Villas, sócio-fundador da RSI, empresa com foco na relação entre TI e gestão com sede em São Paulo.  Não mão inversa, multiplicam-se no mercado possibilidades de sistemas que são voltados exclusivamente para os funcionários. Entre as soluções mais básicas, por exemplo, estão programas pelos quais o empregado pode olhar o organograma da companhia, saber qual é a hierarquia dos cargos, ser alertado de mudanças de benefícios e etc. – tudo apresentado como se estivesse visitando um portal de notícias que segue uma lógica clara e de rápida navegação. 

Uma das revoluções na área de gestão de recursos humanos baseada em TI será o uso cada vez mais frequente de inteligência artificial e machine learning [aprendizado automático por máquinas]. Ao invés de se dirigir ao departamento de RH, o funcionário pode lançar um questionamento e o sistema esclarecerá a dúvida. Caso a resposta não seja suficiente, o software vai procurar mais elementos e, desse modo, irá aprendendo como dar o retorno correto para cada questionamento. Em pesquisas de clima, também já é possível moldar perguntas de acordo com o perfil do empregado. Caso um homem tenha, por exemplo, colocado em seus dados pessoais o nome de seu companheiro, o sistema adequará o questionário de modo a não constranger a pessoa. “Hoje é possível traçar perfis comportamentais com base em textos elaborados durante uma entrevista de emprego. Desse modo, temos como encontrar traços de personalidade mais adequados para o preenchimento de uma determinada vaga, o que facilita enormemente a decisão de um gestor”, relata Ricardo Kremer, gerente de produtos de Human Capital Management (HCM) da Senior.

A Senior, aliás, tem trabalhado muito na ampliação de seu portfólio de soluções que se apoiam em inteligência artificial. “A inteligência cognitiva, que corresponde à capacidade que as máquinas e sistemas têm de aprender, será cada vez mais incorporada dentro das funcionalidades para aumentar a capacidade de tomada de decisão, por parte de gestores e usuários, com muito mais velocidade e assertividade”, garante Jean Paul Vieira, diretor de desenvolvimento da companhia. Em alguns casos, é possível identificar colaboradores que possuem alto risco de abandonar o emprego. Isso é feito com base em diversas variáveis que comparam, por meio de uma base de dados, características daqueles que já deixaram a organização com colaboradores que ainda estão na empresa. Isso oferece à empresa a possibilidade de se antecipar, corrigindo eventuais erros de gestão. Também é possível, já no próprio sistema, identificar o quanto daquele risco foi reduzido.

Tarefa impossível?
Uma outra aplicação possível da inteligência artificial ocorre nos processos de seleção de candidatos, a partir de uma predefinição de perfil para determinada posição. Com a retomada da economia e reabertura de postos de trabalho, centenas de currículos são enviados, o que torna impraticável, para a equipe de RH, analisar todos os documentos, a menos que lance mão de um mecanismo inteligente para dar conta da tarefa. Já no caso de uma promoção, é possível utilizar a inteligência cognitiva para a melhor tomada de decisão sobre quem é o melhor profissional interno para assumir determinada vaga.

“Certamente, a TI, com ferramentas como People Analytics, facilita a tomada de decisão de maneira mais eficiente e assertiva”, opina Venancio Guimaraes, superintende de RH do Grupo Dasa. “Bons indicadores e uma análise mais fundamentada fazem com que uma decisão seja muito mais embasada. Mas, do ponto de vista do RH, sempre haverá algo de percepção, análise qualitativa e observação”, sublinha Guimarães. É um ponto de vista semelhante ao de Bernardo Entschev, CEO do Grupo De Bernt Entschev Human Capital. “As ferramentas hoje existentes não fazem uma análise profunda do comportamento humano. Por isso, o headhunter terá uma função diferente. A probabilidade de o recrutador e a máquina estarem alinhados é alta, mas quem fará o match da cultura da empresa com o candidato será um profissional, pois essa parte não conseguiu ser automatizada”, descreve Entschev. 

Na visão de muitas fontes entrevistadas para esta reportagem, a tecnologia não deve terminar com os empregos, mas sim fazer com que funções meramente operacionais desapareçam e, em seu lugar, outras profissões passem a ser necessárias. Recentemente, a IBM encomendou uma pesquisa ao Massachusetts Institute of Technology (MIT) sobre qual seria o impacto específico da inteligência artificial nos empregos. Apenas 10% dos postos de trabalho estarão diretamente sob risco de substituição, avaliou o estudo. No entanto, todas as carreiras vão se transformar de alguma forma.

A computação cognitiva, outro sinônimo para o machine learning, também poderá transformar os programas de desenvolvimento de funcionários. Um dos mais avançados é o Your Learning, comercializado pela IBM. De acordo com os temas que são estudados e tendo sempre em vista a posição que o profissional ocupa na companhia, entre outras particularidades pessoais, o sistema vai indicando o que livro deve ser lido ou qual tarefa deve ser desempenhada até a próxima lição. E tudo isso pode ser levado no smartphone, pois existem vários aplicativos que podem ser instalados no celular. Outra vertente de aprendizado é o social learning. A SAP desenvolveu o método de colaboração JAM Collaboration, baseado em compartilhamento de informações com grupos internos de interesse. “É uma forma de aprendizado social, pela qual os funcionários são os próprios multiplicadores de conteúdo útil para determinada área, ou mesmo setores interligados”, explica Roberto Spuri, vice-presidente de vendas de solução de gestão de capital humano da SAP. 

Foi justamente a perspectiva de trabalhar a educação dos funcionários que fez a operadora logística catarinense Coopercarga integrar seu sistema de gestão de RH que, inicialmente, apenas contava com um programa para rodar a folha de pagamento. O pedido partiu dos próprios gestores de diferentes áreas da companhia sediada em Concórdia. “Os líderes manifestavam interesse em saber os treinamentos que cada funcionário precisava receber, uma informação que o colaborador também almejava para saber como poderia desenvolver a sua carreira. Com a integração, juntamos as duas necessidades”, relata Denny Mews, gerente de tecnologia e inovação da Coopercarga. O programa de educação corporativa oferece desde temas básicos como ergonomia e primeiros socorros, passando pelos opcionais, como administração, e culminando com as formações mais específicas ligadas ao cargo ocupado pelo empregado na companhia – nos modelos de Ensino a Distância (EAD) e presencial. Cada um dos 700 colaboradores da transportadora tem de fazer pelo menos uma hora de treinamento por mês.

Antes de implantar o sistema, Mews conheceu a experiência do Serviço Nacional de Aprendizagem Industrial (Senai/SC), que utiliza a mesma solução, desenvolvida pela Benner. O gestor destaca, principalmente, dois ganhos com a adoção da TI voltada ao aprendizado. “Passamos a ter uma visão de RH muito mais voltada à estratégia. Depois, com a manutenção do quadro do departamento, as pessoas que simplesmente estavam cumprindo tarefas operacionais passaram a trabalhar pensando e refletindo mais, e em linha com o plano desenhado para a companhia”, diagnostica Mews, ressalvando que a implantação da norma ISO 9001 foi essencial para essa nova postura da Coopercarga. 

Colaboração múltipla
A colaboração múltipla foi a inspiração para um software criado em Santa Catarina. A CoBlue lançou o primeiro sistema brasileiro de OKR (Objectives and Key Results). A solução tem como objetivo ajudar os empregados a encontrarem seu propósito dentro das instituições. Para isso, a ferramenta estrutura indicadores e metas, possibilitando que todos tenham acesso ao progresso da equipe, e que cada um entenda o impacto de seu trabalho para o crescimento da empresa. Além disso, o programa permite que as pessoas comentem nos resultados dos colegas, aumentando a taxa de colaboração e horizontalidade dentro das companhias. 

O método da colaboração múltipla, que ficou famoso pela adoção em grandes empresas de tecnologia, como Google e Twitter, segue três passos: consultoria para implementar a solução, a instalação do software e o suporte. Na última etapa, inclusive, os clientes podem contratar consultorias e coaching de performance para melhorar os resultados e integrar ainda mais os colaboradores, característica que dá um tom mais humano para um sistema de acompanhamento de metas e resultados.

“A estrutura hierárquica tradicional é substituída por equipes mais empoderadas, engajadas, e com autonomia para, até mesmo, ajudarem os colegas a alcançar os objetivos propostos pela empresa”, diagnostica George Eich, sócio-fundador da CoBlue. Ele explica ainda que o trabalho coletivo e a transparência, outros pilares do sistema, também contribuem para a solução de problemas. “Geralmente, quem está de fora consegue ter uma visão mais clara de cenários complexos. Sendo assim, colaboradores de áreas diferentes podem contribuir para a resolução de desafios de um setor em específico, aumentando a taxa de eficiência como um todo”, enfatiza Eich. Com pouco menos de dois anos de atuação, a startup já conquistou clientes como Pague Veloz, Braspag e Leão. Apesar de ser utilizada em empresas nascentes em tecnologia, a metodologia pode ser aplicada na indústria e em outros setores de serviços, além de organizações de grande porte.

Ainda que grandes organizações tenham mais cacife para bancar a aquisição de sistemas de ponta, há promessas de boas soluções para as pequenas e médias empresas – as MPEs. É a aposta feita pela Benner, que em agosto começou a comercializar o RH 360, uma plataforma de gestão de folha de pagamento totalmente digital, que fica instalada na internet. Além de controlar questões como ponto e atender ao e-Social [grande banco de dados que está sendo criado pelo governo federal, com informações sobre todos os empregados, que começará a ser exigido das grandes empresas com faturamento acima de R$ 78 milhões em 2016, a partir de janeiro deste ano], o sistema pode ser acessado remotamente a qualquer momento. O software não tem necessidade de customizações constantes, e a forma de contratação é via assinatura – muito mais em conta que custos de licença de manutenção e hardware, geralmente mais altos. 

Desfile de possibilidades
Mas não se impressione com todo esse desfile de possibilidades no campo da gestão humana. Ainda estão por vir programas que prometem ajudar a modelar negócios de empresas, unindo pessoas ao redor do mundo. Para elaborar uma ideia de um produto novo, por exemplo, as empresas poderão contar com algo mais do que sugestões apresentadas pelos seus funcionários. Será possível recolher percepções de pessoas especializadas ao redor do planeta. Essa será uma das funções das chamadas “plataformas abertas”. No campo do recrutamento, o HireVue Video Intelligence já é capaz de analisar o comportamento emocional de um candidato que esteja sendo entrevistado por videoconferência. “O programa pode capturar pequenas mudanças no tom de voz, ou mesmo expressões faciais que demonstrem alguma característica que o recrutador não conseguiria perceber”, conta Cesar Rossi, sócio do BWG, grupo de empresas com sede em São Paulo que desenvolve soluções de RH. O futuro projeta até mesmo cenários em que um gestor da área crie algoritmos para analisar os dados que desejar. Uma companhia israelense está desenvolvendo um sistema que poderá ser formatado de acordo com as características que se quiser. “Ter a possibilidade de trazer dados científicos para não científicos, ou mesmo [para um] analista de dados, facilitará o acesso a análises preditivas que basearão importantes decisões estratégicas, como a movimentação de pessoas dentro de uma organização”, prevê Rossi. 

Nunca a humanidade andou tão próxima da tecnologia. Basta, agora, o departamento de recursos humanos estender a mão ao robô – que, por enquanto, não sorri, mas já tem ajudado a transformar a gestão de pessoas.