Como tornar reuniões mais produtivas

Há aqueles que as amam. Existe também quem as abomine. O fato é que as reuniões no ambiente de trabalho são indispensáveis. Porém o “x” da questão está em como bem utilizar essa valiosa ferramenta de alinhamento interno, fazendo com que os encontros tenham teor produtivo e que, efetivamente, se saia com uma agenda a ser trabalhada. No dia a dia há diferentes modelos de reunião: as informativas, de consulta, avaliação, integração ou de tomadas de decisões. 

Percebo que as pessoas que mais sofrem com encontros pouco produtivos são os profissionais que acumulam atividades de gestão e operação, ou seja, precisam definir como certas situações serão conduzidas, bem como executar processos. O tempo para eles fica ainda mais escasso, gerando tal desconforto.  Independentemente do posicionamento que você, leitor, possa se identificar, tenha em mente que um encontro ainda é melhor forma de se fazer com que os processos de trabalho sejam claros e produtivos. Sintetizo a seguir algumas dicas que certamente farão com que essa atividade seja muito mais proveitosa para todos. 

Pauta
Reunião sem assunto pré-determinado costuma, quase sempre,  levar a lugar algum. Primeiro porque as pessoas não sabem exatamente para que vieram. Segundo porque na ânsia de contribuir, muitas vezes acabam por ser prolixas. Além disso, os temas tendem a devaneios na tentativa de se achar um norte. Reunião com pauta definida inverte essa retórica e já parte para o ponto central. 

Líder
Escolha um líder para cada encontro. Que seja uma pessoa que entenda do tema, que tenha bom relacionamento e saiba mediar discussões.

Tempo
Respeite o horário. Não dá para todo o momento dizer que o trânsito estava louco, por exemplo. Todos que estão ali também têm seus compromissos. Iniciar na hora exata e finalizar no horário é questão de respeito com os colegas e um incentivo para que as pessoas sejam menos prolixas em suas explanações. 

Convidados
Muita gente em um único local resulta em reuniões longas e fáceis de dispersão. Além disso, não é necessário dispor de mais de um integrante de equipe em uma mesma pauta – a não ser que as funções sejam complementares e que seja extremamente necessária a presença de mais de um integrante. 

Por fim, quero frisar ainda dois pontos importantes: o primeiro é quando você estiver na condição de líder de uma reunião, tenha em mente que é seu papel colocar essas dicas em prática. O segundo conselho vale para a grande maioria participante de reuniões, papel que todos exercemos com frequência: antes de ir para qualquer encontro, estude a pauta. Nada pior e improdutivo que ver colegas caírem de paraquedas, que não agregam e que não sabem nada sobre os pontos abordados pelo grupo.