Aprenda a desenvolver um Portal de Inteligência

Você recebeu, do presidente da empresa, a missão de construir um processo de inteligência. Após fazer todo o tema de casa no detalhe ao entrevistar gestores, ouvir suas dores, criar árvore de inteligência completa, ter fontes de informação mapeadas, você conversa com a sua TI para criar um Portal de Inteligência. A equipe de tecnologia pergunta quais são os objetivos e você, assertivamente, destaca a importância de funcionalidades para monitoramento e dos recursos para favorecer a colaboração. Ainda lista elementos que permitam a sistematização do processo e as seções para a formalização da prática dentro da organização (se você não leu, recomendo a leitura do último post que introduz o tema).

O Portal vai ao ar e começa a ser utilizado. Clientes de inteligência, profissionais da área como analistas e especialistas, entre outras pessoas, consultam informações, fazem solicitações, acessam produtos, análises e relatórios, deixando comentários e colaborando com o processo. Tudo aparentemente vai bem quando você se pergunta: como fazer para que o Portal de Inteligência da empresa evolua? Em qual estágio de maturidade ele efetivamente está e como seguir em frente?

Com a experiência de construir e evoluir dezenas de Portais de Inteligência em inúmeras empresas por todo o Brasil, acabei identificando cinco estágios de maturidade comuns em todas as iniciativas de que participei. E é importante dizer desde já que uma empresa não precisa começar pelo primeiro estágio para implantar um Portal de Inteligência. O único alerta, entretanto, é lembrar que um processo de inteligência precisa ser construído com engajamento, com a participação de pessoas- chave e, nesse sentido, pode muitas vezes mexer na cultura não só dessas pessoas, mas da própria organização. 

Portal informativo
O primeiro estágio que identifiquei é o que denomino Portal Informativo. Aqui a preocupação é o compartilhamento de informações. O principal objetivo é torná-lo um canal legitimado na organização para encontrar informações, relatórios e demais conteúdos de interesse para apoio em processos de tomada de decisão. Eis os pontos mais importantes que devem ser levados em conta na largada:

- comunicação sobre a área de inteligência, missão, visão, objetivos, equipe, entre outros conteúdos institucionais;
- publicação de notícias e outras informações qualificadas de interesse do público do portal;
- armazenamento e disponibilização de relatórios, estudos, entre outros produtos de inteligência prontos para consumo;
- apresentação de indicadores e outros conteúdos quantitativos de interesse do público do portal;
- o estabelecimento de um canal de comunicação para algum tipo de interação entre o público do portal e a área de inteligência, como Fale Conosco e outros formulários de contato.

Portal colaborativo
Neste estágio, o foco é a troca de informações para alimentar a área de inteligência com dados primários quanto a empresa com estudos e relatórios. O principal objetivo nesta fase é torná-lo um canal que permita a troca de informações e o debate colaborativo entre seus usuários e a própria área de inteligência. Algumas das funcionalidades identificadas nesse momento são:

- provocar a troca de informações entre a área de inteligência e o público alvo do portal, como redes e fóruns;
- fomentar debate e troca entre área de inteligência e seu público utilizando recursos de comentários em informações e notícias disponíveis;
- mecanismos que proporcionem colaboração na visualização e tratamento de informações e estudos disponíveis aos usuários;
- proporcionar maiores interações em torno da questão da inteligência usando componentes como agendas compartilhadas e enquetes.

Portal de serviços
Funcionalidades para a produção e geração de serviços de Inteligência é o que encontramos nesse estágio de maturidade. O principal alvo aqui é torná-lo uma ferramenta de produção e prestação de serviços de inteligência para o seu público alvo, assim como uma ferramenta de autosserviço para consumo de inteligência. Alguns componentes identificados nesta etapa são:

- recursos de apoio aos analistas para produção de inteligência, como fluxos de análise, por exemplo;
- integração com software de governança e produção de inteligência com técnicas de análise e recursos para disseminação;
- facilidades para solicitação de inteligência por parte dos públicos de relacionamento do portal, estabelecendo uma referência em apresentação de problemas e recebimento de produtos sob demanda;
- ambiente de autosserviço para consumo de inteligência. 

Portal integrado
Nesse quarto estágio é que identificamos a integração com sistemas internos. A finalidade nesse ponto é torná-lo uma ferramenta integrada com demais aplicações da organização que apresentarem conteúdos pertinentes para serem tratados em comparação com os produtos de inteligência, impactando formalmente e de maneira integrada com outros processos da empresa. São indícios de um Portal de Inteligência neste estágio:

- integração de funcionalidades do Portal de Inteligência com outros sistemas de informação da organização, como CRM, por exemplo;
- comparação de indicadores e outras informações coletadas e qualificadas do ambiente externo junto a dados internos;
- outras ações de interação formal entre a área de inteligência com outros processos da organização.

Portal de inteligência pleno
Atingir o status de ambiente único de inteligência para a organização é o que se espera desse estágio. A centralização das iniciativas em torno de inteligência na organização, tornando-se um canal de referência para apresentação, promoção, colaboração, produção e disseminação de inteligência de todos os processos de uma empresa é o indicador de que este estágio foi atingido.

O principal objetivo neste quinto estágio é torná-lo a principal referência em ambiente de oferta e consumo de produtos de inteligência da empresa ao faze com que todas as iniciativas de análise do ambiente externo não deixem de passar por uma área centralizada da organização. Quanto mais informações puderem ser organizadas em um único ambiente, maior o ganho em torno de análises de grandes volumes de dados.

Claro que existe um árduo caminho para que as empresas realmente atinjam esse ápice. É preciso muita governança – e nem sempre o ambiente de competição concede esse tempo. De qualquer forma, situar esforços na gestão do seu Portal de Inteligência e saber como evoluir é o primeiro passo. Ter um norte a seguir contribui para chegar lá. Vamos nessa?